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Motivation Letter / Cover Letter代写一般是什么格式?

Dueduedue官方博客2018-05-07文书修改 685 0A+A-

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不一样的学校申请文书的名称不太一样,比较常见的为 Personal Statement, Statement of Purpose, Research Proposal, Personal History Statement, and Essays。

这些文件有一些单看文件名称不见得知道该写什么样的内容,所以还是得一一查看学校的要求。可参考我的部落格文章中提供的例子。

有一些学校是要求送 Letter of Motivation 或是 Motivation Letter。这一类的文件单看文件名称就知道排版上会跟前面提到的 Personal Statement and Statement of Purpose等等是不一样的。

Motivation Letter 的格式一定是「信」的格式。有一些学校会要求用什么样的特定格式,如果没有限制的话,那就是比照一般的 Motivation Letter 或 Cover Letter的写法。

这一篇文章提供范例,并说明注意事项。请同学在写Motivation Letter的时候,一定要非常注意大小写,标点符号,分段方式,日期的写法,空一行还是两行等等小问题。我目前收到的Motivation Letters之中,还没有看过格式有写对的,全部都格式乱调,看起来很不正式。

Motivation Letter跟citations一样,就是有样学样,人家怎么规定就照样怎么写而已,虽然评审也不会为了你少加一个逗号就不给你offer,Motivation Letter的格式可以看得出一个人做事的严谨度。

先看一下范例 。

文件标题:

通常不需要写出Motivation Letter字样。

字型:用正常、好阅读、正式的字型,像是Times New Roman, Arial, Helvetica等等。没事不要用粗体标自己的名字,也不要画底线或是用斜体字。会用斜体、粗体、画底线是为了强调,Motivation Letter就是一封信,联络资料没什么好强调的,内文也不太需要强调什么,除非是银行还是法院寄给你的信,不然正常来说不会强调什么,不然有一种「你不做会有后果」的感觉。

你的联络资料:

第一个项目是你的名字以及你的联络方式。名字写名加姓,中间不要加逗号,不要写书目的写法,也就是不要写姓加逗号加名的写法。接下来写地址,注意每一行最后不要有逗号,再写电话,如果是台湾的电话号码,记得写+886,区域码跟电话号码要分得出来,比如说:+886-2-12345678,或是(+886)2-12345678。记得写国家,如果是台湾,写Taiwan R.O.C.,不要只是写Republic of China还是R.O.C.,外国人很少有人知道R.O.C.是代表什么的。如果你申请的时候,人已经在学校的那一个国家内,像是你人已经在美国,申请美国的学校,地址可以写到州就好。最后一个项目是email。

日期:

你的联络资料下面空一行,再加日期。注意申请的是什么国家的学校,日期写法不一样,像是02/05在美国的意思是二月五号,在英国是五月二号。最安全的写法月份写英文,像是 May 2。日期务必用正常的格式,像是 May 2, 2017,注意逗号加哪边。通常美国是写May 2, 2017,英国是写2 May, 2017。

对方的联络资料:

日期下面空一行,接下来写对方的名字跟联络资料。如果知道对方的名字,写名字,像是 John Smith,通常是写处理申请的人或部门的名字,不要写想跟的教授的名字。如果不知道主办人的名字,可以写program或department的名称。通常学校网页上会说明Motivation Letter应该送给什么部门。

Dear XXX:

接下来空一行,再写Dear Mr XXX,这里标点符号可以用冒号,也可以用逗号,也可以没有标点符号。通常英国用逗号或是不加任何标点符号,美国用冒号。另外,通常英国是写Mr没有句点,美国是写Mr.有句点。对方如果是女性,不确定未婚已婚,写Ms。通常不会写Miss,这是指对方未婚,就算真的知道对方未婚,也还是很少会称人家为Miss,女性都称为Ms最不会出状况。如果不知道对方的名字,可以写 Dear Sir or Madam 或是 To whom it may concern,通常英国用前者,美国用后者。 Dear XXX这里一定要用尊称如 Mr/Ms,不要写 Dear John Smith 不然会很没有礼貌。

主体段落:

分段方式只有两种,挑一种用。一种是不缩排,段落中间空一行。一种是缩排,则不需要加空一行。如果用缩排的方式,注意都要缩到一样的位置,通常是四五个空格的宽度。

Yours sincerely:

最后一段之后空两行,写Yours sincerely / Sincerely / Regards / Best wishes / Kind regards等等,注意要用比正式的结尾,不要用Warm regards / Cheers等等。 Warm regards是写信给家人朋友在用的,Cheers则是听起来很不正式,不要跟学校装熟。如果Dear XXX 的部份没有加任何标点符号,结尾的部份也不加标点符号。如果Dear XXX 的地方是用逗号或冒号结尾,Yours sincerely 的部份则加逗号。

签名:

如果是寄纸本,在Yours sincerely下面签名,签名的空间为四个空行的空格,再加上用电脑写的你的名字。如果是寄线上版的,签名的部份可以跳过,或是加上电子签名做成PDF。

长度:

一般来说Motivation Letter写一页,最标准的写法是四段,包含一段Introduction以及一段Conclusion。有一些学校的Motivation Letter 可以写到两页。

接下来看另一个范例,以及这个范例跟上面这个有什么不同。

文件标题:

最上面的 Duke LL.M. Sample Cover Letter记得在写你自己的Motivation Letter的时候要删掉,不需要标出文件标题。

你的联络资料:这个版本是自己的联络资料写在右边,对方的联络方式写在左边,并且不写自己的名字。

Enclosure:

最下面有一个Enclosure画底线字样。这个意思有附上其它档案。 Enclosure 可以不用画底线。也可以标出你附上哪一些其它的档案,像是CV, Application Essay, Reference Letters等等。

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