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代写英文推荐信,有哪些注意事项?

Dueduedue官方博客2018-05-19文书修改 701 0A+A-

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文中有一些地方我重覆句子,是为了让同学知道一段大概应该多长,全篇推荐信应该多长,以及整体排版长什么样子。

ps://zh.scribd.com/document/355989853/reference-letter-template-no-comments?secret_password=sw9BVMJdfVZknDU1kLNr#download&from_embed" target="_blank" style="text-align: center; font-size: 16px; background-color: rgb(255, 0, 0); text-decoration: underline;">推荐信模版(点击查看),同学可下载使用。

Contact details

写出双方的姓名以及联络资料。先写自己的,再写日期,再写对方的姓名以及联络资料。如果不确定对方的姓名,可以写审文件的单位,如Admissions Committee,再加上Department、Program的名称,以及University的名称。

Salutation

如果确定对方的名字,写Dear Mr/Ms [first name] [last name]。如果写某一个人的名字,这个人通常是学校审文件单位的负责人。不要写希望跟的指导教授的名字,因为这封信不是写给想跟的指导教授的。

如果不确定对方的名字,可以写 Dear Admissions Committee或是 To whom it may concern。通常推荐信会写统称如Dear Admissions Committee,比较少见会写单独一个人的名字的。

Introduction

第一段说明推荐人是谁,是如何认识被推荐人的,认识多久,有什么样的合作关系等等。

第一段最后面通常会写一两句话做一个为什么推荐人要推荐这位申请者的总介绍以及推荐人推荐申请者推得多用力。

Main Body

接下来的三到五段为主体段落。主体段落一段推荐一个申请者的条件,可以是学术能力、专业能力、人格特质,也可以说明推荐人跟申请者一起合作过的计画、申请者某课中的发现、公司某个计画中的工作表现。一段推荐一个重点,每一个重点都用例子证明。

Conclusion

最后一段是结论,把以上主体段落中提到的推荐重点项目再重申一次。

结论的地方可以说明推荐人推荐申请者的推荐强度,这里的语气决定推荐信的强度。

Signature and title

推荐信印出来之前,本文章附上的范本中的Sender's signature这一行删掉,这是推荐人签名的地方。下一行Sender’s name,用打字的方式写出推荐全名,写法是名加姓,中间不要加逗号。不要写 Chang, Da-Chong,一定要写Da-Chong Chang这样的格式。

推荐人联络资料通常是写任职的学校、机构或公司名称,部门名称,职位。

有一些推荐信格式是最上面只写对方的名字以及联络资料,推荐人的联络资料是写于推荐人名字、公司机构学校名称、职位之后。

推荐信强度

推荐信的推荐力道分很多层级。很少有推荐信会说不好的话的,推荐人如果实在不想推荐申请者,通常会直接说他不想写,不会写了又故意写很差的。

推荐人如果觉得申请者不怎么样,还是可以写一篇通篇都是好话的推荐信,但整体看完推荐人不推荐的意思很清楚。

推荐信的五个强度:

最高强度是「这位申请者非常非常优秀,是属于所有的学校都在抢的人才。」

第二强度是「非常优秀,非常值得考虑发offer。」

第三强度是「整体上蛮优秀的,有几个缺点需要考虑。」

第四强度是「尚可考虑,你们真的没有别人可以考虑,可以考虑这位申请者。」

第五强度是「实在不太需要考虑。」

我看过的申请者代拟的推荐信草稿,六七成左右是在第五、第四的强度,两成左右会到第三强度,非常少数推荐信会到第二强度。

我会询问申请者,我看到的推荐信强度、语气是这样,这是你希望表达出来的意思吗?

很多时候申请者没有发觉到推荐出来的力道那么弱,以为推荐信都是「讲好话」,就表示「强烈推荐」,殊不知罐头推荐信本来就用这些字眼,完全不是表达强烈推荐的意思,反而还可能是表达不怎么推荐的意思。

罐头推荐信都是属于第四第五强度。如果只是写「申请者勤奋好学,上课会问问题,作业都有交,跟同学相处愉快」,都是很笼统的罐头推荐信句子,评审一看就知道申请者表现普通。就算推荐人不是故意这么不帮忙,只要用的是罐头推荐信句子,没有给具体的例子,写出来的推荐信强度就是这么低。

唯一的例外是有一些学校会要求特定职位的人写推荐信,像是系主任等等,这些职位的人不见得有跟申请者有什么直接的接触,所以写不太出什么具体例子。整篇推荐信看起来蛮制式的,描述整体表现,大概就是根据CV、成绩单来写。但是学校就是要求这个职位的人来写推荐信,实在就是写不出什么细节。这类的推荐信,学校要求推荐信要提到哪些事项,就照规定来就好,难以加细节加强度。

我了解申请者想表达出什么样的力道之后,在做修改的时候可以帮你调整语气,修改用字,提供建议请你加细节证明,在不欺骗评审的范围之内让你的推荐信为你的申请加分。

推荐信需要多强,跟申请的学校的等级有直接的关系。如果申请的学校非常难申请,录取率是1%,会申请者的人没有两三把刷子不会申请,推荐信送一份「被推荐人是我教过的学生之中top 10%」的学生,评审就会评断一下「这样等级的推荐人门下的学生中的top 10%」是否符合他们的要求。

推荐信都会找最愿意帮你说好话的人来写,如果最能讲好话的人讲出来的好话也不怎么「好」,评审就知道申请者并不如何优秀。

推荐信很多时候看的不是「说了什么」,而是「没说什么」。没说「这是我教过的学生中的top 10%之一」,意思就是「这不是我教过的学生中的top 10%之一」。

推荐信要推荐到什么样的力道,可以从语气上看得出来,最直接的方法就是跟同侪比较。比如推荐信写「申请者是我担任教授二十年以来教过最优秀的五位学生之一」,「申请者是我某年开的某个课程中的五十位学生之中,成绩最高的三位学生之一」,「申请者的研究发表于XXX期刊(国际著名期刊),由此可证明申请者的研究潜力」,评审马上就了解申请者的程度到哪里。

一种比较方式是「跟同年或同班级比较」。另一种是「指导过、教过、合作过的类似背景的人之中比较」。后者包含的不只是你那一届那一班,而是推荐人写过推荐信的所有申请者之中的比较。

推荐信要加强力道的另一个方式是加上具体的证明。比如推荐信说申请者有很强的领导能力,不能只说「某某某很有领导能力」就没了,要写出是什么样的状况,申请者做了什么,处理了什么问题,因此可以证明申请者有领导能力。

能力不是列愈多愈好。看过推荐信第一段列了四五个优点,第二段再列四五个优点,第三段再列四五个优点,结论又加四五个优点。优点二十多个,以为这样写就表示被推荐人无敌优秀。结果完全不是这样,反而表现出来的意思是:推荐人没话可说,觉得被推荐人乏善可陈,只好罐头优点加一堆,打发掉他。

推荐信正常长度为一页,四五百字。低于四百字都有一些偏短,很少有推荐信很短会推荐得有力的。

除非你的推荐人无敌出名,报上名字评审会头皮发麻,他可以很豪迈的说:「我是XXX。这是我的学生。他是我教过的学生中top 5之一,请你们给他offer。Yours sincerely, XXX」。这样的推荐信只需要几个字都可以推荐得很好。

但是大部份推荐人没办法这么豪迈,很有诚意要推荐你,需要加很多具体的细节。比较有内容的推荐信六百到八百字。推荐信通常不会写超过八百字。

推荐信不要过度倾赖推荐人的威望,以为某某某愿意写推荐信就表示你有品质保证,就不用管推荐信内容。有些申请者会想:「我的推荐人是国内某知名大学的教授,在国内这个领域是公认的非常具有威望的学者」。有些国内的教授的确国际知名,西方学校的评审看到推荐人名字马上知道你的推荐人有多强。

但是有些时候国内著名的教授不见得国际知名,或者同等级的学者全世界可能数百人数千人。尤其是申请名校,评审收到数百数千封类似等级的推荐人写的推荐信。推荐信内容非常重要,不要觉得「报出强者推荐人名字」了,评审就应该点头赞许。

强者推荐人写出来的推荐信如果是罐头信,评审会觉得推荐人很没有诚意推荐,可见得被推荐人表现普通。这封推荐信只算是「有交打勾」的程度。

推荐人如何称呼申请者,推荐信的语气是什么,推荐信的用字,也可以看得出推荐人推荐得有多用力。

比如说申请博班,推荐人如果称呼你的语气是「被推荐人是一位学者」,评审就知道你研究做得很好,推荐人把你视为相同地位的学者。

如果语气是「被推荐人是我的学生」,评审就知道被推荐人很多地方没办法独力作业,还算不上学者。

不过这也跟国情有关,像是英国的教授普遍上比较把硕士生以上的学生当学者,美国的教授普遍上比较把学生当学生看待。

推荐信范本

第一篇推荐信是中度,甚至是中低度推荐,大概是第四强度,最高只能到第三强度。

申请者成绩为2-1,以英国的成绩来说算是中间程度。推荐信只有一页,有一些偏短,评审看得出来推荐人写不出什么内容,只能写标准一页版推荐信。

只有写蛮一般的内容,像是上课会发言,作业准时交,会担任team leader,但是每一项只讲一句就没有下文,没有具体例子,没有细节,看起来像是讲不下去只好换下一个项目。

这一篇是蛮制式的推荐信,等级大概就是「表现中等,可以推荐,但写不出什么特别的内容,只能用制式推荐信格式来写」。这一类的推荐信就是属于「有交推荐信打勾」的程度。

https://www.strath.ac.uk/careers/uni_staff/writingacademicreferences/exampleofacademicreference/

第二篇推荐信推荐得蛮强的,属于第二甚至是最高强度。有直接写出申请者列在推荐人过去五年以来教过的学生中的前2%之内,提供的例子也相对的比第一篇推荐信扎实许多。整体长度第二篇比第一篇长很多,看得出推荐人觉得申请者蛮优秀的,所以可以讲的细节比较多。

http://gsi.berkeley.edu/media/sample-recommendation-letter.pdf

第三篇PDF文件最后面有两篇推荐信。这一篇文章是在说明申请者背景差不多,两篇推荐信都是写得很漂亮的推荐信,但是推荐出来的强度可能差很多,因为评审可以从字里行间阅读出推荐人对申请者的观感。

https://www.mrc-cbu.cam.ac.uk/documents/equality/HHMI_WriteReference.pdf

以下这个网站附上九篇推荐信范本,有各式各样的推荐信,大部份是找工作用的推荐信。可以参考推荐信内容以及格式。

http://blog.prepscholar.com/9-letter-of-recommendation-samples

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